レンタカーを出張先で利用！計上方法や予約・利用の流れまで解説

こんにちは！北海道の旅をサポートするホンダレンタカー札幌です。

 

近年、出張でレンタカーを利用される機会は増えています。

 

特に地方への出張では、公共交通機関よりもレンタカーのほうが便利な場合も多いですよね。

 

今回は、出張先でのレンタカー利用について、経費精算の方法から予約・利用の流れまで詳しくご紹介します。

 

 

レンタカー代は経費で落とせる？計上方法を解説！

仕事でレンタカーを利用した場合、その料金は経費として計上することができます。

 

出張時のレンタカー代は「旅費交通費」「車両費」「賃借料」などの項目で経費で落とすことができますが、「旅費交通費」とするケースが多いようです。

 

レンタカー利用時の保険料やノンオペレーションチャージについても、同様に経費として計上できます。

この場合は、旅費交通費に含めても良いですが、「損害保険料」もしくは「車両費」として仕訳をすることが多いです。

 

ガソリン代も「旅費交通費」「車両費」「燃料費」などの勘定科目で経費計上が可能なほか、高速道路料金もETCの利用明細があれば、同様に経費精算が可能です。

 

出張以外のレンタカー利用での経費の仕分け方法ついては、こちらのコラムをご覧ください。

 

レンタカー代は経費で落とせる？仕訳方法も詳しく紹介！

 

 

出張先でのレンタカーの予約・利用方法も解説

ここからは、出張先でのレンタカーの予約方法や利用の流れについてご紹介します。

 

主な予約方法

出張でレンタカーを利用する場合、大きく3つの予約方法があります。

 

法人契約での予約

法人契約をしている場合、専用の予約サイトから手続きができます。

支払いも会社での一括請求となるため、個人での立替が不要なのが特徴です。

 

ただし、契約しているレンタカー会社の店舗がない地域では利用できないこともあります。

会社経費として計上される場合は、必要な記載事項を漏れなくご確認ください。

 

レンタカー予約サイトでの個人予約

一般的なレンタカー予約サイトを利用する方法です。

目的地のエリアで利用できる複数のレンタカー会社を比較検討できるメリットがあります。

ただし、個人での支払いとなるため、後日の経費精算が必要となります。

 

旅行会社経由での予約

出張の航空券やホテルとあわせて、旅行会社にレンタカーの手配を依頼する方法です。

自分で予約する手間が省け、支払いも会社請求にできる利点があります。

ただし、レンタカー会社からの返答を待つ必要があるので、スピーディーな手配が難しい場合があります。

 

レンタカーの利用の流れ

レンタカーの予約は電話またはWEBから受付ができます。

予約の際には、主に以下の情報が必要です。

 

• 利用日時（希望出発日時・返却日時）
• 利用店舗（出発店舗・返却店舗）
• 希望の車種（乗車人数や希望する形状など）
• その他（付ける補償やチャイルドシートの有無などのオプション）

 

来店時には「運転される方全員の運転免許証」「利用料金」をお持ちください。

現金での支払いは不可としているところもありますので、支払い方法については事前に確認しておきましょう。

 

また、予約をキャンセルする場合についても、早めに連絡をしましょう。

キャンセルのタイミングによっては、キャンセル料が発生する場合があります。

 

出発時に「貸渡契約書」を作成し、レンタカー利用に関する契約内容の確認と、補償内容や保険についての説明があります。

最後に、車両状態の確認（傷や凹みがないかスタッフとチェック）や、装備品などの仕様方法などの説明があります。

 

レンタカーの利用方法は、以下のコラムも参考にしてみてくださいね！

はじめてのレンタカー利用。借り方の基本、教えます！

 

 

出張先でレンタカーを借りる際の注意点もチェック！

出張中にレンタカーを利用する場合、どのような点に注意したら良いかもお伝えしますので、参考にしてみてくださいね。

 

運転時の注意点

出張先では、普段運転している車とは異なる車種を運転することになります。

運転開始前に、シートポジションやミラーの調整、各種操作方法をしっかりと確認しましょう。

特にバックモニターやナビゲーションの操作方法は、事前に確認しておくと安心です。

 

利用時の注意点

レンタカーを借りる際は、運転免許証の持参が必須です。

複数名で運転する可能性がある場合は、それぞれの運転免許証が必要となります。

 

また、先にもお伝えしましたが、クレジットカード支払いが原則のレンタカー会社もあるので、事前に確認しておくことをおすすめします。

高速道路の利用を予定している場合は、ETCカードの準備も忘れずに。

 

返却時の注意点

返却時は、必ずガソリンを満タンにしてから返却する必要があります。

最寄りのガソリンスタンドで給油するのが一般的ですが、レンタカー会社によっては指定のガソリンスタンドでの給油を求められることもあります。

 

また、「返却時間を超過した場合」「返却時の給油が未実施の場合」「事故や傷を付け、修理が必要な場合」などには追加料金が発生します。

 

経費精算のための領収書は、レンタカーの返却時にもらいますが、宛名や但し書きなどの要望があれば店舗スタッフへ伝えてください。

後から領収書を発行するのは難しいため、必ず返却時に受け取りましょう。

 

冬の北海道出張での注意点

冬季の北海道で運転する場合は、特別な注意が必要です。

スタッドレスタイヤの装着や、運転時の視界確保、路面凍結への対応など、冬道特有の注意点があります。

また、冬季は日没が早いため、夜間運転が多くなることも想定しておきましょう。

 

冬の北海道での運転や、慣れない車の運転についてはこちらのコラムをご覧ください。

 

冬の北海道で安全運転！注意点や準備、コツを心得よう

レンタカーなど慣れない車の運転！注意点と運転のコツ

 

 

出張でのレンタカー利用を経費に計上するなら領収書保管を忘れずに！

出張先でのレンタカー利用は、「旅費交通費」などの勘定科目で経費計上が可能です。

経費として計上するために、領収書の保管を忘れないでくださいね。

 

法人契約、個人予約、旅行会社経由など、状況に応じた予約方法を選択しましょう。

レンタカー利用の流れや精算方法、精算をするときの注意点を知っておくことで、出張先でも慌てずにすみますよ。

 

また、慣れない車や地域での運転には十分な注意が必要です。

特に北海道の冬季は、安全運転を心がけ、余裕を持った行動を心がけましょう。

これらの点に気を付けることで、出張先でもスムーズにレンタカーを利用することができます。

 

ホンダレンタカー札幌なら、はじめての場所へ行く場合やロングドライブでも対応可能なカーナビやETCが全車種に標準装備されているので安心です！

 

新千歳空港内にカウンターもありますので、飛行機を降りればすぐ利用できるので便利ですよ。

事前予約があれば、車を用意している千歳店まですぐに無料送迎サービスいたします。